به گزارش فلزات نیوز، امیر زارع‌پور بیان کرد: امروزه در دنیا روند رو‌به‌رشدی در شرکت‌ها و واحدهای پروژه‌محور وجود دارد که برای بهبود مدیریت پروژه، طرح و سبد پروژه‌های خود اقدام به استقرار واحدهای «PMO» می‌کنند. در ایران نیز چند سالی است که همراه با توسعه دانش مدیریت پروژه، این روند آغاز شده است و بسیاری از شرکت‌های پروژه‌محور تحت عناوین مختلف دارای واحد «PMO» هستند.
وی افزود: در شرکت فولاد هرمزگان نیز پس از گذشت یک دهه از حیات شرکت و با هدف بهبود روند مدیریت پروژه‌ها، طرح‌ها و سبدهای پروژه، در سال ۱۳۹۹ مطالعات و بررسی‌های لازم برای طراحی و استقرار این واحد صورت پذیرفت و فعالیت آن به عنوان یکی از اولین واحدهای PMO در شرکت‌های گروه فولاد مبارکه در سال ۱۴۰۰ آغاز شد. اهداف و ماموریت اصلی واحد «PMO» در فولاد هرمزگان به طورکلی شامل تسهیل طراحی و استقرار فرایندهای مدیریت پروژه‌ها، طرح‌ها و سبدهای پروژه، ارتقای سطح بلوغ مدیریت پروژه سازمانی، بهبود کنترل و گزارش‌دهی وضعیت پیشرفت پروژه‌ها متناسب با نیازهای ذی‌نفعان درون و برون‌سازمانی، بهبود ارزیابی سودآوری پروژه‌ها و استقرار نظام ارزیابی تحقق منافع پروژه‌ها است.
مدیر برنامه‌ریزی و پشتیبانی فنی پروژه‌های شرکت فولاد هرمزگان عنوان کرد: انتظار می‌رود با تحقق این اهداف، پروژه‌ها با کارایی بیشتری در قالب زمان، هزینه و کیفیت انجام شوند؛ انجام پروژه‌ها با استراتژی‌های سازمان همسوتر باشد تا منافع مورد انتظار از پروژه‌ها بهتر محقق شود و در نتیجه، میزان تحقق استراتژی‌های سازمان افزایش یابد.
ایجاد نظامی ساختاریافته جهت انتخاب و تشکیل سبد پروژه‌های سازمان
زارع‌پور در خصوص عملکرد مدیریت برنامه‌ریزی و پشتیبانی فنی پروژه‌ها «PMO» تصریح کرد: عملکرد یک سال گذشته این واحد را می‌توان در سه حوزه فرایندها، برنامه‌ریزی، کنترل و گزارش‌دهی پروژه‌ها و در نهایت نحوه ارزیابی سودآوری پروژه‌ها دسته‌بندی کرد. در حوزه اول، طراحی و تسهیل پیاده‌سازی فرایندهای مدیریت سبد پروژه و مدیریت پروژه با هدف افزایش اثربخشی، کارایی و چالاکی در انجام پروژه‌ها، یکی از ماموریت‌های اصلی مدیریت برنامه‌ریزی و پشتیبانی فنی پروژه‌ها «PMO» به شمار می‌رود. از این رو، در ابتدا لازم است ارزیابی سطح بلوغ مدیریت پروژه سازمانی انجام و نقشه راه تعالی آن تهیه شود که این مهم صورت گرفت. طراحی و استقرار این فرایندها که از مرحله پیدایش تا تحویل پروژه را دربرمی‌گیرند، اقدامی زیربنایی برای تعالی مدیریت پروژه سازمانی است.
وی ادامه داد: یکی از بزرگ‌ترین خلأها در روند تعریف و انجام پروژه‌های سرمایه‌ای در سال‌های گذشته، نبود نظامی ساختاریافته جهت انتخاب و تشکیل سبد پروژه‌های سازمان با توجه به استراتژی‌ها و متناسب با منابع و محدودیت‌ها بود که این واحد توانست این مهم را در سال جاری طراحی کند و به مرحله اجرا برساند.
مدیر برنامه‌ریزی و پشتیبانی فنی پروژه‌های شرکت فولاد هرمزگان در خصوص اقدامات انجام‌شده در این حوزه، اضافه کرد: از آنجایی که نخستین گام در واحدهای پروژه‌محور دسته‌بندی درخواست‌هاست، اقدام به تدوین گردش کار موردنیاز با هدف تفکیک درخواست‌ها و در نهایت طراحی فرم‌هایی با عناوین درخواست انجام مطالعات مهندسی و درخواست مهندسی کوچک شد که این تفکیک در ابتدای ارسال درخواست توسط متقاضیان، تاثیر بسزایی در چابک‌سازی فرایند انجام کار برحسب نوع درخواست دارد.
زارع‌پور خاطرنشان کرد: یکی از دغدغه‌های مدیر ارشد سازمان و شرکت مادر، تطابق حداکثری سبد پروژه‌ها با استراتژی سازمان و استفاده بهینه از منابع است که برای رفع این دغدغه، نظام و گردش کار مربوطه، اولویت‌بندی و تشکیل سبد پروژه بر مبنای معیارهای منطبق بر اهداف استراتژیک و ریسک‌های مرتبط طراحی شد و جهت تسهیل و چابک‌سازی این فرایند، استقرار آن در سامانه مدیریت پروژه سازمانی در دستور کار قرار گرفت.
وی با اشاره به نتایج و مزایای این اقدامات، تصریح کرد: نظام‌مند شدن فرایند تشکیل سبد پروژه و همچنین تعریف و به‌کارگیری شاخص‌های ارزیابی بر مبنای بهینه‌کاوی، امتیازدهی و رتبه‌بندی درخواست‌ها و در نهایت انتخاب پروژه‌های بهینه بر مبنای امتیازات و محدودیت منابع از مهم‌ترین نتایج و مزایای این اقدام ارزشمند در فولاد هرمزگان است.
مدیر برنامه‌ریزی و پشتیبانی فنی پروژه‌های شرکت فولاد هرمزگان ابراز کرد: از دیگر فعالیت‌های صورت‌گرفته، طراحی فرایندهای مدیریت تغییر و مدیریت ریسک پروژه است. با توجه به اینکه هدف نهایی از اجرای هر پروژه، انجام آن در یک بازه زمانی و قیمت مشخص جهت حصول منافع از پیش تعیین‌شده است، نظام‌مند کردن بررسی و تصویب تغییرات موردنیاز و نیز مدیریت ریسک‌های پیش‌بینی‌شده برای مدیریت موثر زمان و هزینه پروژه‌ها ضروری است.
زارع‌پور عنوان کرد: در حوزه دوم یکی از فعالیت‌های مهم، طراحی و ایجاد داشبوردهای مدیریتی همراه با شاخص‌های مربوطه و بهبود گزارش‌های پیشرفت وضعیت پروژه برای افزایش شفافیت و تسهیل ایجاد تمرکز بر روی موارد نیازمند بهبود و تصمیم‌گیری بود. انجام این کار علاوه بر بازنگری و طراحی مجدد ساختار و قالب گزارش‌های موجود و طراحی داشبوردهای جدید، مستلزم آن بود که اصلاحات ساختاری در شیوه برنامه‌ریزی پروژه‌ها و نیز در سامانه مدیریت پروژه سازمانی صورت پذیرد. اقدام دیگر در این حوزه، عارضه‌یابی و ریشه‌یابی علل تاخیرات پروژه‌ها بود که طی چندین مرحله با نظرسنجی از خبرگان سازمان و تشکیل جلسات عارضه‌یابی در دو فاز مهندسی و اجرای پروژه‌ها به انجام رسید و در حال حاضر تعریف اقدامات اصلاحی جهت مرتفع کردن این علل در حال انجام است. همچنین انجام اقدامات لازم برای کنترل هزینه پروژه‌ها و پیش‌بینی پیشرفت مالی پروژه‌ها در ماه‌های آتی جهت اندیشیدن تدابیر لازم برای تامین مالی پروژه، پرداخت به موقع صورت وضعیت‌های پیمانکاران و کاهش تاخیرات، از سایر اقدامات مرتبط با این حوزه در سال جاری بود.
شناسایی بهتر هزینه‌ها و منافع مورد انتظار از اجرای پروژه
وی بیان کرد: در حوزه سوم، اقدام تدوین فرایند و دستورالعمل موردنیاز در راستای بهبود ارزیابی مالی پروژه‌های سازمان انجام شد که بهبود ارزیابی مالی پروژه‌های تعریف‌شده سازمان و اصلاح ساختار گزارش مربوطه در دستور کار قرار گرفت و تلاش شد گزارش‌های جامع و دقیقی جهت تسهیل تصمیم‌گیری در خصوص رد یا پذیرش پروژه‌های سرمایه‌گذاری ارائه شود. انتظار می‌رود این اقدام به شناسایی بهتر هزینه‌ها و منافع مورد انتظار از اجرای پروژه، ارزیابی مالی بهتر با در نظر گرفتن عدم قطعیت‌ها، تسهیل در ارزیابی تحقق منافع و تخصیص بهینه منابع سازمانی منجر شود.
مدیر برنامه‌ریزی و پشتیبانی فنی پروژه‌های شرکت فولاد هرمزگان در پایان یادآور شد: با توجه به اقدامات مثبت صورت‌گرفته در مدت زمان محدود تشکیل این واحد، امید می‌رود با همکاری واحدهای مرتبط و حمایت مدیران ارشد، روند طراحی و پیاده‌سازی فرایندهای مدیریت پروژه‌ها، طرح‌ها و سبدهای پروژه بیش از پیش تسهیل و چابک شود.
ثبت دیدگاه