امروزه واژه «فرآیند» یکی از پرکاربردترین و مصطلحترین واژهها و بهنوعی نبض و شریان حیاتی تحقق برنامهها، فعالیتها و عملیاتها در یک سازمان است. در اینباره، موضوعی که کمی مغفول مانده، مدیریت فرآیندهاست که از آن میتوان بهعنوان حلقه مفقود در ارتقای بهرهوری سازمانهای ایرانی نام برد.
طبیعتا هر سازمان و مجموعه هدفمندی برای دستیابی به استراتژیها و برنامههای خود در نخستین گام سعی در تعریف درست فرآیندها دارد و اساسا بدون طی کردن یک فرآیند نمیتوان انتظار دستیابی به یک خروجی مطلوب و ارزشافزا را داشت، اما در این میان آنچه میتواند تفاوت محسوسی بین سازمانها و صنایع گوناگون ایجاد کند، مدیریت فرآیندهاست.
تحقق اهداف و استراتژیها، افزایش بهرهوری، حذف فعالیتهای زائد و فاقد ارزشافزوده، جلوگیری از دوبارهکاری، مدیریت هزینهها، افزایش رضایت مشتریان، بهینهسازی ساختار سازمانی و… از کارکردها و اهداف اصلی مدیریت فرآیندها بهشمار میروند.
بازنگري در فرآيندها، هماهنگ با افزايش تجربه و دانش سازمان
در شرکت فولاد هرمزگان موضوع فرآیندها همواره یکی از مباحث مهم و مطرح در سطوح مختلف سازمانی بوده، اما باوجود تلاشهای انجامشده تاکنون یک نظام جامع و مدل مطلوب فرآیندی مورد انتظار این سازمان طراحی نشده، هرچند در این زمینه اقدامات بسیار مطلوب و برنامههای خاصی طرحریزی شده است که ازجمله آنها میتوان به کنترل، پایش و بررسی فرآیندها اشاره کرد که همواره در دستور کار شرکت فولاد هرمزگان قرار دارد. واحد روشها و فرآیندهای این شرکت در تلاش است با مکانیزه و یکپارچه کردن نظامهای مختلف، تحقق این اهداف را سرعت ببخشد.
گفتنی است که نظام مدیریت فرآیندهای کسبوکار در شرکت فولاد هرمزگان از سال ۱۳۹۱ با الگوبرداری از شرکت فولاد مبارکه و در چارچوب مدل APQC طراحی شد و در سال ۹۵ نیز همزمان با استقرار سیستم مدیریت کیفیت ISO9001-2015 موردبازنگری قرار گرفت. البته با توجه به رشد، چرخه بلوغ و افزایش تجربه و دانش سازمان، طبیعی است که بازنگری فرآیندها همواره موردتوجه باشد. به همین منظور و همچنین برای دستیابی به یک مدل مطلوب فرآیندی، در سال ۹۷ پروژه بازنگری فرآیندها دوباره در دستور کار شرکت فولاد هرمزگان قرار گرفت که امید است تا پایان سال ۱۴۰۰ این مهم بهطور کامل و هدفمند به سرانجام برسد.
مديريت صحيح شاخصها، مستلزم پايش و کنترل فرآيندها
فرآیندها همواره باید پایش و کنترل شوند. در صورت عدم پایش و اندازهگیری فرآیندها، نمیتوان آنها را بهدرستی مدیریت کرد. در شرایط کنونی و بهمنظور حصول اطمینان از عملکرد مناسب فرآیندها، روشها و بهبود مستمر آنها، شاخصهای طرحریزیشده بهطور مستمر اندازهگیری، پایش و تحلیلشده و نتایج مربوطه برحسب موضوع در جلسات ماهانه کمیتههای مختلف این شرکت بررسی و تحلیل و اقدامات اصلاحی موردنیاز تعریف و اجرا میشوند. از بهبودهای انجامشده در این بخش میتوان به سیستم مدیریت داشبورد شاخصها اشاره کرد. این سیستم با مکانیزه کردن شاخصها و ایجاد دسترسی آنلاین به مالکان شاخصها، کنترل و پایش شاخصها را سریعتر و دقیقتر کرده است.
تدوين گردشکارها، زمينهساز تحقق اصولي فرآيندها
آنچه میتواند ضامن تحقق و پیادهسازی اصولی فرآیندها در یک سازمان شود، مستندسازی و تدوین گردشکارها و دستورالعملهای فرآیندی و در شرایط ایدهآل آن، مکانیزه و سیستمیکردن فرآیندهاست؛ یعنی برای هر فرآیندی در سازمان، پیش از اجرا و بهمنظور تحت کنترل بودن و حصول اطمینان از صحت اجرای آن باید در ابتدا گردشکار یا دستورالعمل آن فرآیند تهیه و سپس در بستر سیستمهای اطلاعاتی اجرا و مدیریت شود. این مهم در شرکت فولاد هرمزگان در شرایط بسیار مطلوبی قرار دارد و بهطور پیوسته در حال بازنگری و بهبود است. بخش عمده و اصلی فرآیندهای سازمانی این شرکت در حال حاضر بهطور مکانیزه و از طریق سیستم IS-Suite اجرا و با استفاده از سیستم کنترل مدارک، گردشکارها و دستورالعملهای سازمانی آن مدیریت میشود.
لزوم تغيير در فرآيندها با توسعه دانش و تکنولوژي
با توجه به رویکرد نظاممند شرکت فولاد هرمزگان، همواره پیادهسازی استانداردهای گوناگون و کاربردی موردتوجه این شرکت بوده است. استفاده از نظامها و مدلهای جامع بینالمللی کمک شایانی به استاندارد شدن فرآیندها و فعالیتهای یک سازمان میکند. ازجمله استانداردهای مهم و تأثیرگذاری که شرکت فولاد هرمزگان با راهبری واحد مهندسی صنایع و همکاری سایر واحدهای سازمان موفق شده به آنها دست یابد، میتوان به سیستم مدیریت کیفیت و سیستم مدیریت انرژی اشاره کرد. دستیابی به استانداردهای دیگری همچون، استاندارد مدیریت زیستمحیطی، ایمنی و بهداشت حرفهای، مدیریت شکایات مشتری و مدیریت رضایت مشتری نیز در دستور کار این شرکت قرار دارد.
فرآیندها همواره نیاز به مطالعه، بررسی، بازنگری و بهبود دارند. با توجه به چرخه عمر یک سازمان، توسعه دانش و تکنولوژی و همچنین افزایش تجربه کارکنان، نیاز به تغییر و بهبود مستمر همیشه احساس میشود. درصورتیکه یک سازمان نتواند خود را با شرایط تطبیق دهد، نهتنها در دستیابی به اهداف و برنامههای خود موفق نخواهد شد، بلکه در بلندمدت محکوم به شکست است. در همین راستا، یکی از ماموریتهای اصلی و همیشگی واحدهای گوناگون شرکت فولاد هرمزگان، اصلاح فرآیندها و روشهای کاری بهمنظور افزایش بهرهوری، مدیریت هزینهها و… بوده که به صورتهای مختلف و در قالب نظامهای متنوعی ازجمله نظام پروژههای بهبود (TQ)، پیشنهادها و… در حال انجام است که با توجه به تلاشها و همکاریهای مطلوب انجام شده از سوی همه کارکنان، نتایج بسیار مطلوبی در این زمینه حاصلشده و این مسیر همچنان ادامه خواهد داشت.
ثبت دیدگاه