تحولات سازمانی، برنامههای راهبردی برای تغییر وضعیت سازمان از حالت پایدار فعلی به سمت تکامل و پیشرفت کسب‌وکار هستند و می‌توانند بسیاری از مسائل مهم فردی و سازمانی را در یک بنگاه اقتصادی سامان‌‌دهی کنند. این تحولات و تغییرات در بخش‌های مختلفی مانند ساختار، استراتژی، رَویه، تکنولوژی و فرهنگ یک سازمان صورت می‌گیرند. تحولات سازمانی می‌توانند به صورت تصادفی باشند و به‌سرعت تغییرات را در یک محیط ایجاد کنند و یا به صورت تحولات گسترده، مستمر و برنامه‌ریزی‌شده در بلندمدت، به منظور کاهش احتمالات منفی تغییرات در کسب‌وکار اجرا شوند.
افزایش کارایی و اثربخشی افراد و سازمان، کاهش هزینه‌ها، دستیابی به موقعیت مطمئن برای برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیري، افزایش قدرت پیش‌بینی و تنوع بخشیدن به محصولات و خدمات از مهم‌ترین اهداف تحولات سازمانی به شمار می‌روند. اجرا و پیشبرد یک برنامه تحول سازمانی موفق، مستلزم مشارکت کارکنان و مدیران سازمان در تحقق این تحولات است. پس از تدوین یک استراتژی جامع و کامل، فعالیت‌ها به گونه‌ای جهت داده می‌شوند که سازمان را به سوی اهداف مطلوب سوق دهند.
مدیریت تحولات سازمانی یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران در هر مجموعه به شمار می‌رود. در دنیای امروز که بسیاری از مشاغل با تغییرات سیستمهای ارتباطی و فناوری‌های جدید روبه‌رو هستند، لازم است که اعضا و کارکنان به طور مداوم با تکنولوژی‌های روز آموزش ببینند و مهارت‌های خود را ارتقا دهند تا کسبوکارها، متناسب با تغییرات، به‌روز شوند. بنابراین لازمه تداوم و بقای یک سازمان در عصر کنونی، ایجاد تحولات سریع، همه‌جانبه و فراگیر در افراد، مجموعه و روابط است.
مدیریت تحول سازمانی و ابعاد مختلف آن
در گذشته، مدیران و برنامه‌ریزان سازمان‌های بزرگ می‌توانستند با تلاش، تفکر و ایجاد تغییراتی مختصر در پلن‌های استراتژیک خود، به یک نقطه امن در کسب‌وکارشان برسند، اما امروزه شفافیت بازارها، ارتباطات لحظه‌ای (آنلاین) و سرعت گرفتن تحولات منجر به شکل‌گیری یک رقابت گسترده شده و مدیران را با چالش‌های متعدد و بعضا ناشناخته‌ای مواجه کرده است. مهم‌ترین مسئله در مقوله ایجاد تغییر و تحولات سازمانی، برنامه‌ریزی و مدیریت استراتژیک این تحولات، از مرحله برنامه‌ریزی تا تثبیت تغییرات است.
تغییر و تحول بیشتر به مفهوم تغییرات اساسی و رادیکال در یک مجموعه است، اما این تغییرات می‌توانند به شکل‌هایی مختلف در مجموعه پدیدار شوند. تحولات ممکن است برنامه‌ریزی‌نشده و پیش‌بینی‌ناپذیر باشند و به‌سرعت در محیط رخ دهند. این تغییراتِ آنی امکان دارد سازنده یا مخرب باشند. در صورتی که تغییرات مفید و سازنده باشند، می‌توانند منجر به ایجاد رَویه‌ای جدید برای برقراری ارتباط بین افراد، بخش‌های مختلف سازمان و یا ارتباطات بین‌سازمانی شوند. در صورت مخرب بودن، می‌توانند روابط بین افراد و سازمان‌ها را متزلزل کنند و حتی منجر به رکود و تعطیلی کسبوکارها شوند. نوع دیگر تغییر و تحول، به صورت تدریجی و گام‌به‌گام و همراه با یک برنامه راهبردی منظم در مدتی مشخص در یک مجموعه اتفاق می‌افتد. این نوع تغییر همواره در جهت تحقق اهداف سازنده تحول سازمانی و بهسازی فردی حرکت می‌کند.
مدیریت تحول بر اساس هنجارها و اصول علوم رفتاری کاربردی شامل روان‌شناسی، علومِ شناختی، مردم‌شناسی و … تعریف می‌شود و عبارت است از مجموعه‌ای از روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارها که یک سازمان (مجموعه) تغییرات داخلی و بین‌سازمانی خود را بر اساس آن تعریف می‌کند، به طوری که با کمترین هزینه و مقاومت در برابر تغییر مواجه شود و تحولات با حداکثر کیفیت و کارایی اجرا گردند. با توجه به اینکه تغییرات گسترده، عمیق و همه‌جانبه در محیط سازمان‌ها و شرکت‌ها رخ می‌دهد، مدیریت تحول نقشی بسزا در طراحی، هدایت و مدیریت مسیر تحول خواهد داشت.
پله‌پله تا تغییر
به طور کلی عواملی که منجر به بروز تغییرات در یک سازمان می‌شوند را می‌توان به دو دسته داخلی و خارجی تقسیم‌بندی کرد. از جمله مهم‌ترین عوامل داخلی، کارمندان، ساختار سازمانی و فرایند سازمان هستند. کارمندان، به عنوان سرمایه‌های انسانی در یک مجموعه، برای سازگاری با محیط کار و نیز تغییر در وظایف به منظور افزایش کارایی، سطح کیفیت کار و درآمد، منجر به ایجاد تغییرات در یک مجموعه می‌شوند. ساختار سازمانی، به عنوان چارچوب و اساس سازمان، کلیه فعالیت‌های یک مجموعه را مدیریت می‌کند. این ساختار، در طول زمان، مستلزم ایجاد تغییرات و سازماندهی دائمی است تا به نیازهای در حال رشد در جامعه پاسخ دهد. مجموعه فعالیت‌های یک سازمان برای تولید محصول یا ارائه خدمات، که با عنوان «فرایند سازمانی» شناخته می‌شوند، برای ارائه خدمات در بازار به طور مداوم به‌روز می‌گردند.
علاوه بر عوامل درون‌سازمانی، عواملی برون‌سازمانی نیز وضعیت ثبات یک مجموعه را تحت تاثیر قرار می‌دهند. بازار، شرایط اقتصادی و رشد تکنولوژی برخی از عوامل خارجی اثرگذار بر تغییرات سازمانی هستند. کسب‌وکارهایی می‌توانند در در مقابل بحران‌ها در بازار و پیشرفت تکنولوژی پایدار بمانند که از هرکدام از این عوامل و شاخص‌ها برای اِعمال تغییرات سازنده بهره ببرند. علاوه بر این، شرایط فرهنگی و اجتماعی نیز بر عادت‌ها، هنجارها و نگرش‌های جامعه تأثیرگذار هستند و برای تطابق با این شرایط، نیاز به تغییرات در سازمان احساس می‌شود.
برای ایجاد یک تحول، پنج مرحله اساسی تعریف می‌شود: ۱٫ آمادگی سازمان برای تغییر؛ ۲٫ تدوین یک چشم‌انداز و برنامه هوشمندانه برای تغییر؛ ۳٫ اجرای تغییرات در سازمان؛ ۴٫ ایجاد تغییرات در فرهنگ و آداب سازمانی؛ ۵٫ بررسی پیشرفت و تجزیه‌وتحلیل نتایج. در صورتی یک سازمان از وضعیت پایدار موجود تغییر می‌کند و به شرایط مطلوب می‌رسد که علاوه بر تدوین برنامه مشخص، از منظرهای مختلف از جمله فرهنگی، اجتماعی و لجستیکی آمادگی لازم را داشته باشد. ایجاد آمادگی برای تغییرات، مستلزم شناخت و ارزیابی همه‌جانبه از کارکنان، محیط و شرایط کسب‌وکار است. در مرحله آماده‌سازی، با تمرکز بر نیروی کار و شناخت مسائل و مشکلاتی مانند روحیه ضعیف، بهره‌وری پایین، کیفیت نامطلوب کالاها و خدمات، تعارض بین افراد، تعارض بین گروه‌ها، سبک‌های نامناسب رهبری، عملکرد گروهیِ ضعیف، روابط ضعیف با مشتری و …، نیاز به تغییر در وضعیت شناسایی و ارزیابی می‌شود و محرک‌ها و چالش‌های موجود برای ایجاد انگیزه در سازمان برای تغییر در وضعیت موجود به کار می‌روند.
زمانی که آمادگی برای پذیرش تغییرات در سازمان ایجاد شد، می‌بایست برنامه‌ای دقیق، هدفمند و قابل‌دستیابی را برای تحقق تغییرات لازم تدوین کرد. این برنامه شامل اهداف استراتژیک، شاخص‌های کلیدی عملکرد، ذی‌نفعان و گروه اجرای تحولات و دامنه پروژه تغییرات است. این برنامه باید به گونه‌ای طراحی شود که موانع و چالش‌های احتمالی در روند اجرای تغییرات را شناسایی کند و توانایی غلبه بر این موانع را داشته باشد.
پس از مدون‌سازی، برنامه زیر نظر مدیران و مجریان طرح تحول به اجرا درمی‌آید. یکی از ارکان اصلی اجرای یک تحول مثبت و سازنده میزان مشارکت گسترده اعضا و مدیران در تحقق آن است. در این فرایند، لازم است که با انعطاف‌پذیری، خونسردی و جدیت، کارکنان برای دستیابی به اهداف برنامه مدیریت شوند. در این مرحله، ممکن است کارمندان و گروه‌ها در مقابل تغییرات ایجادشده از خود مقاومت نشان دهند و تمایل به بازگشت به وضعیت قبلی داشته باشند. پس نیاز است که تحول سازمانی در حین اجرا نیز در مجموعه فرهنگ‌سازی شود. در مرحله فرهنگ‌سازی سازمانی، در صورتی که مدیریت جدی و مستمر در تحولات سازمانی مربوط به فرایندها، گردش کار و استراتژی‌ها صورت نگیرد، تلاش برای ایجاد تحولات موثر نخواهد بود و پروژه تحول با شکست مواجه خواهد شد.
اجرای یک پروژه تحولی در یک مجموعه صرفا به معنای اتمام برنامه تغییر و تحولات سازمانی نیست. تحولات در یک سازمان به طور مداوم در حال وقوع‌اند. بنابراین زمانی برنامههای تحولی موفقیت‌آمیز خواهند بود که پس از اجرا، مورد ارزیابی قرار گیرند، نقاط قوت و ضعف به طور دقیق تجریه‌وتحلیل شوند و چالش‌ها و موانعی که در اجرای پروژه خللی وارد کرده‌اند مورد بررسی قرار گیرند. بررسی عملکرد پروژه تحولی در نهادینه کردن و اثربخشی آن در فرهنگ سازمانی نقشی بسزا دارد و مجریان را برای ایجاد تغییرات دائمی هدایت می‌کند.
دست‌انداز تحول
هر سازمان در حوزه فعالیت خود با چالش‌ها و مشکلات متعدد و منحصربه‌فردی روبه‌رو می‌شود. بنابراین نوع تحولات و چالش‌های پیشِ‌رو در هر سازمان متفاوت با سایر سازمان‌هاست، هرچند به طور کلی تحولات سازمانی ماهیت مشابهی دارند. تغییرات فنی و ساختاری در یک سازمان می‌تواند منجر به پیشرفت و ترقی یک کسب‌وکار شود، اما موانع و مشکلات موجود می‌توانند سبب اخلال در اجرای پروژه شوند و حتی پروژه را با شکست مواجه کنند.
مقاومت در برابر تغییرات، یکی از مهم‌ترین چالش‌های موجود برای ایجاد تحولات در یک مجموعه به شمار می‌رود. علت مقاومت در اجرا به دو دسته کلی فردی و سازمانی تقسیم می‌شود. در شرایط عادی، کارکنان خود را با شرایط موجود وفق داده‌اند، اما در زمان تغییر، به دلایلی نظیر به خطر افتادن منافع شخصی و یا تغییر در نظام شناختی (شامل پردازش در ذهن، توجه و ادراک، ترس از تغییر و حل مسئله)، به مقاومت در برابر تغییرات می‌پردازند. برای مثال، با ورود یک دستگاه اتوماتیک به یک واحد تولیدی، به سبب ترس از دست دادن سِمت شغلی خود و یا ترک عادت‌های قبلی و ترس از ابهامات پیشِ‌رو، فرد با ایجاد تغییرات در مجموعه مخالفت می‌کند. همچنین مهم‌ترین علل مقاومت سازمانی عبارت‌اند از به خطر افتادن روابط گروهی، بی‌اعتمادی کارمندان به مدیران، برداشت نادرست از وضعیت فعلی سازمان و تعارض افراد با سازمان. به لحاظ اجتماعی، اگر تغییرات سازمان با وضعیت اجتماعی موجود تطابق نداشته باشند، با مخالفت اعضا مواجه خواهند شد؛ مثلاً ضمن اِعمال تغییرات، از حقوق کارمندان کاسته شود، در حالی که در سایر سازمان‌ها افزایش داشته است.
در یک مجموعه، همواره گروههایی رسمی و غیررسمی برای فعالیت‌های متنوع به منظور انجام امور مختلف شکل می‌گیرند. تغییرات و جابه‌جایی‌ها ممکن است باعث از هم پاشیده شدن این تشکلات و به خطر افتادن روابط گروهی و سازمانی شود. علاوه بر این، به منظور ارتقای بهره‌وری، در وظایف و مشاغل افراد تغییراتی صورت می‌گیرد که می‌تواند به جای همکاری، منجر به بروز تنش و تعارضات در مجموعه شود. طراحی تحولات جدید ممکن است منجر به ایجاد یک سِمت شغلی با مهارت‌های جدید و یا حذف و جابه‌جایی افراد گردد. این مسئله تخصص و مهارت کارشناسان و کارمندان فعلی را تهدید می‌کند و می‌تواند منجر به بروز رفتار خصمانه میان افراد و سازمان شود.
چاره چیست؟
مقاومت در برابر تغییرات به سبب ناآگاهی و نداشتن اطلاعات کافی و درست افراد از عملکرد و چشم‌اندازهای تغییرات رخ می‌دهد. ایجاد ارتباط موثر با افراد و فراهم کردن شرایط مناسب برای آموزش و ارتقای سطح اطلاعات نیروی انسانی، مجموعه را برای پذیرش تحولات اساسی آماده خواهد کرد. به دنبال افزایش سطح آگاهی پرسنل، تخصص برای شرکت در امور برای افراد مختلف فراهم می‌شود. افزایش سطح آگاهی از ماهیت و چشم‌انداز تغییرات، سوتفاهم‌های احتمالی و مقاومت‌های موجود را به حداقل می‌رساند.
مشارکت گسترده افراد سازمان در فرایند تحول باعث ایجاد اطمینان از حصول اطلاعات دقیق و درست و تصمیم‌گیری در انجام امور می‌شود؛ علاوه بر این، تعهد به اجرای برنامه افزایش می‌یابد. بنابراین برنامه‌ای موثر و کارساز خواهد بود که علاوه بر جامع و کامل بودن و داشتن رویکرد مناسب، مشارکت گسترده اعضا و افراد سازمان را در پی داشته باشد. در نظر گرفتن تسهیلات مختلف در حین اجرای طرح تحولات اگرچه هزینه‌بر خواهد بود، زمانی که سازگاری با وضعیت جدید دشوار است، می‌تواند موثر واقع شود. روش پشتیبانی با تقویت روحیه کارمندان، با هدف از بین بردن ترس از آینده مبهم وضعیت شغلی، می‌تواند تا حدودی اضطراب و مقاومت در برابر تغییرات را کاهش دهد.
در زمان اجرای پروژه تحول، مشارکت به صورت مذاکره و توافق می‌تواند اجرا و مدیریت این پروژه را آسان‌تر کند و از بروز مشکلات قابل‌پیش‌بینی از طرف مخالفت‌کنندگان حین اجرا جلوگیری به عمل آورَد. به‌علاوه، مذاکره در امور سبب جلب اعتماد کارکنان و اطمینان به وضعیت بهتر پس از اجرای برنامه خواهد شد.
گفتنی است که کادر مدیریتی می‌تواند با در نظر گرفتن نظر مخالفان و وارد کردن سرپرست گروه‌های مخالف در برنامه‌ریزی و اجرای برنامه، میزان مقاومت در سازمان را کاهش دهد.
به طور کلی، آموزش و ارتباط، مشارکت و مداخله اعضا، تسهیلات و پشتیبانی، مذاکره و توافق و استفاده از اجبار از جمله مهم‌ترین راهکارهای جلوگیری از بروز مخالفت‌ها و مقاومت‌ها در برابر برنامه‌ریزی و اجرای برنامههای تحولی به شمار می‌روند. مدیریت تحول سازمانی فرایندی است که علاوه بر فراهم کردن مقدمات تغییرات، هنگام اجرا نیز درستیِ روند کار را کنترل می‌کند. اگرچه مدیران نقش اصلی را در یک مجموعه ایفا می‌کنند، در فرایند تحول، اعضای سازمان خود نقش مدیر را در یک تحول سازمانی بر عهده می‌گیرند و فعالیت‌های سازمان را با تغییرات، هماهنگ و منطبق می‌کنند.
انتهای پیام/
ثبت دیدگاه