یکی از مهم‌ترین تحولاتی که در سال‌های اخیر توجه بسیاری از سازمان‌ها را به خود معطوف کرده تمرکز بر سرمایه‌‌های ناملموس و کسب ارزش از دانش است. مدیریت دانش، به عنوان رویکردی سیستماتیک برای خلق، به‌اشتراک‌گذاری و به‌کارگیری دانش، نقشی بسزا در دانش‌محور شدن سازمان‌ها ایفا کرده است. بهره‌گیری از رویکردهای مدیریت دانش در شرکت‌های مطرح دنیا و در صنایع مختلف بیش از دو دهه قدمت دارد و نتایج ملموسی از پیاده‌سازی تکنیک‌ها و ابزارهای آن حاصل شده است. در صنایع معدنی، شرکت‌هایی نظیر بی‌اچ‌پی بیلیتون، ریوتینتو، واله، انگلوامریکن، پوسکو، هیوندای استیل و تاتا استیل از رویکردهای مدیریت دانش استفاده می‌کنند. پیاده‌سازی راهکارهای مدیریت دانش در سازمان‌ها علاوه بر کاهش هزینه، به بهبود تصمیم‌گیری، انعطاف‌پذیری بیشتر، افزایش سود، کاهش بارِ کاری، افزایش بهره‌وری، ایجاد فرصت‌های جدید کسب‌وکار، افزایش سهم بازار و بهبود انگیزه کارکنان کمک می‌کند.
در گذشته، مدیریت دانش به عنوان یک الزام سازمانی مطرح نبود و تنها سازمان‌هایی که به دنبال بهبود فرایندهای خود بودند اقدامات مدیریت دانشی را انجام می‌دادند. اما از سال ۲۰۱۵ و همزمان با ارائه ویرایش جدید استاندارد مدیریت کیفیت (۲۰۱۵: ISO9001)، مدیریت دانش به عنوان یک حوزه جدید در این استاندارد مطرح شد.
زيرساخت‌های مديريت دانش در گل‌گهر
مدیریت سیستم‌ها، برنامه و بودجه گل‌گهر، به عنوان واحد متولی نظامهای مدیریتی، از سال ۱۳۹۷ پیاده‌سازی مدیریت دانش را به صورت سیستماتیک در دستور کار قرار داد. اولین اقدام این شرکت «یکپارچه‌سازی منابع دانشی» بود. بدین منظور، حوزه‌های کلیدی خلق دانش سازمانی نظیر سیستم نظام پیشنهادها، پروژه‌های ۶ سیگما، مهندسی معکوس، پژوهشکده، دفتر فنی و مهندسی و… انتخاب شدند. هدف از انجام این کار، ایجاد یکپارچگی بین حوزه‌های دانشی شرکت بود تا ساختارهای جزیره‌ایِ نگهداری و انتشار دانش به یک ساختار یکپارچه سازمانی تبدیل شوند.
در گام بعدی، «ارزیابی سطح بلوغ مدیریت دانش» با استفاده از یک مدل مرجع بین‌المللی انجام شد تا بر اساس آن نقاط قوت و قابل‌بهبود مدیریت دانش در گل‌گهر شناسایی و ارکان جهت‌ساز مدیریت دانش یعنی چشم‌انداز، ماموریت، استراتژی و نقشه راه مدیریت دانش تدوین شوند. طراحی درخت دانش و نقشه دانش نیز از جمله اقدامات زیرساختی مدیریت دانش در گل‌گهر بود. برای هماهنگی بین نظامهای مدیریتی شرکت، درخت دانش در گل‌گهر با رویکرد فرایندگرا طراحی شد و در تدوین نقشه دانش نیز ماتریس شایستگی کارکنان به عنوان یکی از ورودی‌‌های مهم مورد توجه قرار گرفت.
پیاده‌سازی تکنیکهای مدیریت دانش نیز با شناسایی دقیق چالش‌ها و انتخاب تکنیک مناسب با رویکرد «بیزینس کیس» از سال گذشته آغاز شد و تاکنون تکنیک‌هایی نظیر داستان‌سرایی، استخراج دانش، بازنگری پس از اقدام و انجمن خبرگی پیاده‌سازی شده‌اند و این روند کماکان ادامه دارد.
برای نمونه، یکی از بیزینس کیس‌های مدیریت دانش در گل‌گهر «مدیریت دانش اورهال کارخانه گندله‌سازی» بود. بدون تردید یکی از مهم‌ترین حوزه‌های تولید دانش در شرکت‌های معدنی، تعمیرات اساسی تجهیزات است. با توجه به اینکه برخی از فعالیت‌ها در تعمیرات اساسی هر چند سال یک بار انجام می‌شوند، ریسک فراموشی و از دست دادن تجربیات موفق و یا نقاط قابل‌بهبود در آن بسیار زیاد است. بر این اساس، «مدیریت دانش اورهال» کارخانه گندله‌سازی شماره ۱ از جمله اقداماتی بود که با پیاده‌سازی چند تکنیک مدیریت دانش، اثربخشی بسیار زیادی را برای گل‌گهر به همراه داشت.
بدین منظور، پس از اولویت‌بندی موضوعات اولیه، هجده فعالیتِ مهمِ انجام‌شده در تعمیرات اساسی سال ۱۳۹۷ تعیین شد. مرحله دوم، تعیین خبرگان مرتبط با هریک از فعالیت‌ها بود. با هدف پوشش تمامی زوایای فنی و نظارتی، تیم‌های خبرگی از میان نفرات شرکت معدنی و صنعتی گل‌گهر به عنوان ناظر و همکاران شرکت نظم‌آوران انتخاب شدند.
پس از انتخاب تیم‌های خبرگی، جلسات مصاحبه با بیش از سی نفر برگزار شد. در این جلسات، تلاش شد تا با استفاده از تکنیکهای استخراج دانش، نکات قابل‌توجه و درس‌آموخته‌های حاصل از هر فعالیت مورد بررسی قرار گیرد. در گام بعدی، پس از پیاده‌سازی مصاحبه‌ها و با استفاده از سایر منابع مرتبط، نکات تکمیلی به برخی از درس‌آموخته‌ها افزوده شد و هریک از موضوعات در قالب فرمت استاندارد درس‌آموخته تدوین گردید.
پس از تدوین نسخه اولیه درس‌آموخته‌ها، جلسه‌ای با حضور خبرگان مرتبط با هر موضوع برگزار شد تا اصلاح، ویرایش و تایید نهایی محتوا انجام شود. با اِعمال تغییرات عنوان‌شده توسط خبرگان، نسخه نهایی درس‌آموخته‌ها تدوین و پس از آن، فرایند آماده‌سازی کتاب تجارب شامل طراحی گرافیکی و ویرایش محتوایی انجام و کتاب تجربیات اورهال کارخانه گندله‌سازی منتشر شد.
در راستای به‌کارگیری دانش اورهال گندله‌سازی شماره ۱، جلسه‌های انتقال دانش بین کارخانه‌های گندله‌سازی ۱ و گندله‌سازی ۲ برگزار شد. برای این کار، پس از شناسایی هشت موضوع مشترک و خبرگان مرتبط با هر موضوع در این دو مجموعه، جلسه انتقال دانش با استفاده از تکنیک داستان‌سرایی برگزار شد. با اجرای این بیزینس کیس، علاوه بر مستندسازی تجربیات اورهال کارخانه گندله‌سازی ۱، درس‌آموخته‌های مهم این فرایند در اورهال کارخانه گندله‌سازی شماره ۲ هم مورد استفاده قرار گرفت و منجر به کاهش دوباره‌کاری‌‌ها و خطاهای تکراری و ارزش‌آفرینی بسیار زیاد در این اورهال شد.
از دیگر اقدامات زیرساختی و مهم شرکت معدنی و صنعتی گل‌گهر در پیاده‌سازی مدیریت دانش، «بازنگری فرایندهای سازمانی مبتنی بر نیازهای مدیریت دانش» است که تاکنون در تعدادی از فرایندهای شرکت انجام شده است. با اتمام این کار، در صورت نیاز، کلیه فرایندهای سازمان به صورت سیستماتیک به فرایند مدیریت دانش متصل و بدین ترتیب جریان‌های دانشی در فرایندهای سازمانی ادغام می‌شوند.
الگوها و سياست‌های گل‌گهر در مديريت دانش
پژوهشکده سنگ‌آهن و فولاد گل‌گهر، به عنوان بازوی تحقیق و توسعه شرکت، نقش بسزایی در خلق دانش و تعامل با شرکت‌های معدنی، دانشگاهها و موسسات پژوهشی و متخصصان حوزه معدن دارد و هر ساله پروژه‌های تحقیقاتی متعددی از طریق این مرکز پژوهشی تعریف و اجرا می‌شود. همکاری پژوهشی با دانشجویان در مقاطع تحصیلات تکمیلی، همکاری پژوهشی با دانشگاهها و مؤسسات پژوهشی و همکاری و تسهیل در اجرای طرح‌های پژوهشی کارکنان گل‌گهر از جمله اقدامات پژوهشکده سنگ‌آهن و فولاد در راستای خلق و توسعه دانش است.
یکی دیگر از مهم‌ترین رویکردهای گل‌گهر در خلق و کسب دانشِ به‌روز در صنایع معدنی، «بهینه‌کاوی» است. به همین منظور، واحدهای مختلف شرکت متناسب با نیازها و دغدغه‌‌های خود از تجربیات شرکت‌های موفق خارجی و داخلی الگو می‌گیرند. برای نمونه، دبیرخانه نظامهای مدیریتی گل‌گهر جلسه‌های مختلفی را با متولیان مدیریت دانش شرکت‌های بزرگ معدنی نظیر آنگلوامریکن آفریقا برگزار کرده است تا از تجربیات آن‌ها در پیاده‌سازی مدیریت دانش بهره ببرد.
بررسی‌های انجام‌شده پیش از آغاز پیاده‌سازی مدیریت دانش نشان داد که جزیره‌ای کار کردن یکی از مهم‌ترین عارضه‌های سازمانی است که منجر به دوباره‌کاری و موازی‌کاری می‌شود و هزینه‌های بسیار زیادی را بر سازمان تحمیل می‌کند. به همین دلیل، از ابتدای مسیر تلاش شد تا با طراحی فرایندهای مناسب مدیریت دانش، ارتباط مناسبی میان حوزه‌های مختلف سازمان ایجاد شود. همان‌طور که پیش از این هم اشاره شد، «طراحی درخت دانش مبتنی بر فرایندهای سازمان» و «بازنگری فرایندهای سازمان مبتنی بر نیازهای مدیریت دانش» دو اقدام مهم گل‌گهر در این راستا بوده است.
با توجه به گستردگی اقدامات مدیریت دانش، طراحی یک سامانه نرم‌افزاری نیز به عنوان یکی از اقدامات فناورانه نقشه راه پیاده‌سازی مدیریت دانش در دستور کار قرار گرفت. برای طراحی مفهومی نرم‌افزار مدیریت دانش در گل‌گهر، پلتفرم‌های لینکداین (LinkedIn)، آپارات و یوتیوب (YouTube) و سامانه‌های مدیریت دانش داخلی و خارجی مورد بررسی و الگوبرداری قرار گرفتند که اقدامات فنی آن در حال انجام است. این سامانه نرم‌افزاری، بستری مناسب برای طبقه‌بندی، ذخیره‌سازی و به‌اشتراک‌گذاری درس‌آموخته‌هاست.
سازمان‌ها معمولا به منظور دستیابی به دو هدف «کاهش هزینه‌های سازمان» و «ارتقای خلاقیت و نوآوری کارکنان» اقدام به پیاده‌سازی مدیریت دانش می‌کنند و هر دو هدف در نهایت منجر به خلق ارزش از دانش می‌شود. کاهش هزینه از اهداف قابل‌سنجش و کوتاه‌مدت مدیریت دانش است، اما مدیریت دانش در بلندمدت می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری سریع‌تر و دقیق‌تر و غلبه بر موانع ایجاد فرصت‌های بیشتر برای نوآوری و بهبود مستمر شود که این امر نیز خود باعث کاهش قابل‌توجه هزینه‌ها می‌شود.
منافع مدیریت دانش در بلندمدت خود را نشان می‌دهد و یکی از مهم‌ترین اقدامات در راستای توسعه آن، فرهنگ‌سازی و ایجاد فضای اعتماد برای به‌اشتراک‌گذاری دانش است. استفاده از روش‌های جذاب برای تبادل دانش کمک بسیار زیادی به توسعه فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش می‌کند. رویکرد مورد استفاده در تهیه محتوای دانشی در شرکت معدنی و صنعتی گل‌گهر مبتنی بر دو تکنیک «داستان‌سرایی» و «تدوین تجربیات» است. داستان‌سرایی یا روایتگری روشی است که بر اساس آن دانش به صورت پنهان به اشتراک گذاشته می‌شود. تدوین تجربیات نیز یکی از پایه‌ای‌ترین روش‌های انتقال دانش پنهان به آشکار است و خروجی نهایی آن به صورت متن قابل‌انتشار است.
با هدف جذاب شدن محتوای دانش برای کاربران و همچنین اهمیت سهولت در به‌کارگیری مجدد تجربیات، به اشتراک‌گذاری تجارب به صورت فیلم و صدا به همراه تجارب نوشتاری (متن‌محور) مورد توجه قرارگرفته است. این رویکرد در طراحی نظام مدیریت دانش بسیار نوآورانه محسوب می‌شود و برای اولین بار در کشور در حال انجام است. هدف اقداماتی که تاکنون انجام شده‌اند ایجاد بسترهای مورد نیاز برای استقرار نظام مدیریت دانش در گل‌گهر بوده است. بر اساس استراتژی و نقشه راه مدیریت دانش، اقداماتی نظیر طراحی فرایند مستندسازی تجربیات خبرگان، ایجاد شبکه خبرگان بازنشسته، توانمندسازی سفیران دانش، توسعه تکنیکهای مدیریت دانش، طراحی نظام انگیزشی مبتنی بر گیمیفیکیشن و اخذ استاندارد ISO30401 طی سال‌های آتی در دستور کار مدیریت سیستم‌ها، برنامه و بودجه شرکت معدنی و صنعتی گل‌گهر قرار دارد.
انتهای پیام/
ثبت دیدگاه